Осуществляя хозяйственную деятельность, у каждого предприятия возникает потребность в наличном расчёте с сотрудниками. Это может быть оплата командировки, проезда в транспорте или других нужд. Так происходит организация расчётов с подотчётными лицами.
Для начала нужно разобраться, кто же такие подотчётные лица и подотчётные суммы.
Подотчетные лица — сотрудники компании, которым по приказу руководителя можно выдавать наличные деньги. Эти лица потом предоставляют бухгалтеру документы, которые подтверждают эти расходы – чеки, платёжки, билеты и другое. Их список должен быть утверждён руководителем.
Подотчётные суммы – это те самые наличные деньги, которые выдаются сотруднику.
Согласно Указаниям ведения кассовых операций, деньги подотчёт выдаются из кассы организации. Если же у предприятия нет кассы, то разрешается получать деньги прямо из банка.
В новых Указаниях сказано, что теперь подотчётное лицо само должно указать в заявлении на выдачё наличных денег, срок и сумму средств, которые хотелось бы получить. Раньше, сумму и срок проставлял сам руководитель, только после этого он подписывал заявление. Теперь же, если его всё устраивает, он может подписать заявление.
Организация расчётов с подотчётными лицами учитывается на активно – пассивном счёте 71, который так и называется «Расчёты с подотчётными лицами».
Сумма подотчётных сумм не ограничивается законодательно, но, максимальный размер и срок может установить руководитель организации свои приказом.
По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник их получивший, должен представить в бухгалтерию авансовый отчёт, к которому будут приложены «оправдательные» документы.
Сам отчёт состоит из двух частей – одну часть заполняет подотчётное лицо, другая – расписка кассира или бухгалтера о том, что он принял отчёт на проверку со всеми документами.
Утверждает, проверенный бухгалтером отчёт, руководитель организации. Только после этого авансовый отчёт принимается к учёту.
Если подотчётное лицо, использовало не все денежные средства, которые были ему выданы, то сдача сдаётся в кассу предприятия. если же был перерасход, то он выдаётся по авансовому отчёту подотчётному лицу из кассы предприятия.
Все подотчётные суммы учитываются на 71 счёте в соответствующими корреспондирующими счетами. Выдача наличных сумм под отчёт дебетируется на 71 счёте. Кредитуется 71 счёт, когда авансовый отчёт принят к учёту.
Вот основные проводки по 71 счёт:
Выдача из кассы наличных денег под отчёт 71/50
Приобретены основные средства на подотчётные суммы у сторонних организаций 08/71
Приобретены канцотовары на подотчётные сумму 10/71
Возвращена в кассу предприятия сдача 50/71
Выдан из кассы перерасход по авансовому отчёту 71/50
Учтена сумма НДС по приобретённым на подотчетные суммы товарам 19/71
Организация расчётов с подотчётными лицами осуществляется бухгалтером или же кассиром предприятия.