Оформление представительских расходов возникает на предприятии в случае проведения официального приема или обслуживания сотрудников других фирм.
В соответствие с пп.22 п.1 ст.264 НК к представительским расходам относятся:
— расходы по организации официальных приемов для участников переговоров;
— расходы на доставку гостей к месту проведения встречи и обратно;
— буфетное обслуживание во время встреч и переговоров;
— оплата труда переводчиков, приглашенных на мероприятия, которые не состоят в штате компании.
Представительские расходы включаются в состав расходов только в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда в том отчетном периоде, когда представительские расходы возникли. Сумма, превышающая 4%, не включается в состав расходов для расчета базы по налогу на прибыль.
Предприятия на упрощенной системе налогообложения не могут учесть данный вид расхода для целей расчета единого налога.
Правильное оформление представительских расходов в учете требует наличия на предприятии следующих документов:
1. Приказ руководителя организации.
2. Смета затрат.
3. Отчеты по проведенным мероприятиям с указанием их целей, результатов и суммы понесенных затрат.
4. Первичные документы, которые подтверждают расходы: счета, кассовые и товарные чеки, накладные и т.д.
Оформление представительских расходов в 1с Бухгалтерия 8 ред. 3.0
В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0 оформление представительских расходов производится документов «Авансовый отчет», который можно найти на закладке «Банк и касса» в разделе «Касса».
Рассмотрим пример. Работнику ООО «Веда» Котовой М.И. было выдано на представительские расходы из кассы 8 000 рублей. Сотрудник представил авансовый отчет с приложением следующих документов: чек на доставку участников 2000 руб., и квитанция по услуга переводчика на сумму 6 000 руб.
Добавим новый документ «Авансовый отчет» при помощи кнопки «Создать». Выбираем физическое лицо. Первая закладка документа – «Авансы», здесь выбираем документ, которым были выданы денежные средства на представительские расходы. У нас это расходный кассовый ордер на сумму 8 000 рублей. В нижней части авансового отчета укажем назначение аванса, то есть представительские расходы, а также количество документов, которые прилагаются к авансовому отчету.
Для отражения самих представительских расходов в авансовом отчете предназначена закладка «Прочее»
Здесь указываются документы, подтверждающие представительские расходы (накладные, квитанции и т.д.), их сумма и счет, на который данные расходы будут списываться. В нашем случае это счет 26 «Общехозяйственные расходы». Не забываем указывать подразделение и субконто – Представительские расходы.
Про оформление представительских расходов в 1с Бухгалтерия 8 ред. 2.0 смотрите здесь.
Спасибо за познавательный материал!