При командировке на небольшие расстояния, например, в соседний город, командированные работники могут использовать собственный автомобиль для поездки. Разберем, как отражается командировка на личном транспорте в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.
Директор ООО «Веда» отправился в командировку на личном транспорте на 2 дня. Размер суточных, установленных на предприятии, 500 руб. в сутки. Работнику был выдан из кассы денежный аванс в сумме 5 000 руб. на командировочные расходы. Расходы работника составили: проживание 1500 руб., расходы на бензин 2035 руб. (55 л *37 р)
По возвращению из командировки работник представил авансовый отчет с приложением необходимых документов (счета гостиницы, чеков на бензин).
Командировка на личном транспорте в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0
В программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 командировка на личном транспорте оформляется следующими документами.
Сначала необходимо отразить выдачу наличных денежных средств командированному работнику. Для этого в программе оформляется документ «Выдача денежных средств» с видом операции «Выдача подотчетному лицу». Найти его можно на закладке «Банк и касса» в журнале кассовых документов.
По документу формируется проводка: Дт 71.01 Кт 50.01
Далее нужно оформить авансовый отчет. Этот документ можно тоже найти на закладке «Банк и касса» в разделе «Касса».
В авансовом отчете нужно выбрать подотчетное лицо, склад, указать назначение и количество приложенных к авансовому отчету документов.
В документе будут заполняться три закладки: Авансы, Товары и Прочее.
На закладке «Авансы» необходимо выбрать документ, которым подотчетному лицу выдавались деньги. В нашем примере деньги выдавались из кассы, поэтому выбираем документ «Выдача наличных» и из перечня выбираем нужный.
На закладке «Товары» необходимо отразить покупку бензина подотчетным лицом. Здесь мы указываем документ, номенклатуру, количество, сумму, поставщика.
На закладке «Прочее» указываем остальные расходы, связанные с командировкой. В нашем примере это суточные и расходы на жилье.
По документу будут сформированы проводки:
Дт 10.03 Кт 71.01 – 2 035 руб. (оплата бензина)
Дт 26 Кт 71.01 – 1 500 руб. (проживание)
Дт 26 Кт 71.01 – 1 000 руб. (суточные)
Далее бензин необходимо списать на расходы. Сделать это можно документом «Требование-накладная». Находится на закладке «Производство».
По документу будет сформирована проводка: Дт 26 Кт 10.03
А остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо должно вернуть в кассу. Для этого на основании авансового отчета создаем документ «Поступление наличных». Документ заполняется автоматически.
Таким образом можно отразить командировку на личном транспорте в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0. Про заполнение авансового отчета при командировке не на личном транспорте в ред. 3.0 смотрите здесь в ред.2.0 тут