Расчёт зарплаты — это та область бухгалтерии, где цена ошибки измеряется не только рублями штрафов, но и репутацией работодателя. На практике именно здесь чаще всего возникают конфликты с сотрудниками, претензии налоговой и предписания трудовой инспекции. Между тем большинство ошибок носят системный характер: неверно определена налоговая база по НДФЛ, не отслежен момент превышения предельной базы взносов, нарушены сроки перечисления налога.
В этой статье разберём учёт заработной платы комплексно: от нормативной основы до конкретных проводок. Все цифры актуальны на 2026 год. Ключевые слова, которые помогут структурировать материал: учёт заработной платы, начисление заработной платы, выплата зарплаты.
1. Что такое заработная плата и как её регулирует закон
Если говорить по существу, зарплата — это денежная оценка вклада работника в деятельность организации. Она складывается из трёх составляющих: базовой части (оклад или тарифная ставка), компенсационных надбавок (за вредность, сверхурочные, работу в ночное время) и стимулирующих выплат (премии, бонусы). Именно такой смысл вложен в понятие «оплата труда» в ст. 129 Трудового кодекса РФ. Важно понимать: компенсации и премии — это не факультатив, а законодательно признанная часть заработной платы, которую нельзя произвольно исключить из расчёта.
Нормативная база: не список, а рабочий инструмент
Бухгалтер, который занимается начислением заработной платы, фактически работает на стыке трёх правовых массивов.
Первый — трудовое законодательство. Трудовой кодекс РФ определяет, что работодатель обязан выплачивать зарплату не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ), устанавливает ограничения на удержания (ст. 138 ТК РФ) и требования к расчётному листку. Любое нарушение этих норм — прямая ответственность работодателя, не бухгалтера лично, но именно бухгалтер первым получает запрос из ГИТ.
Второй — налоговое законодательство. Глава 23 НК РФ регулирует НДФЛ: порядок исчисления, вычеты, сроки перечисления. Глава 34 НК РФ посвящена страховым взносам. Ст. 255 НК РФ определяет, какие выплаты работникам уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Третий — законодательство о страховании. Федеральный закон № 125-ФЗ от 24.07.1998 регулирует взносы на травматизм: их тариф, порядок подтверждения класса профессионального риска и ответственность за неуплату. Требования к оформлению первичных документов устанавливает Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
С 1 января 2026 года минимальный размер оплаты труда составляет 27 093 рублей в месяц — рост на 20,7% по сравнению с 2025 годом (22 440 руб.). На практике это означает: если работник отработал месяц полностью, его зарплата до удержания НДФЛ не может быть ниже этой суммы. Распространённая ошибка — сравнение с МРОТ суммы «на руки» уже после вычета налога. Это неверный подход: сравнивается начисленная сумма.
Ст. 136 ТК РФ требует выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца. Точные даты закрепляются во внутренних документах — правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Каждая часть должна выплачиваться не позднее 15 календарных дней с момента окончания периода, за который она начислена. Если дата выплаты приходится на выходной — зарплату нужно перечислить накануне.
Для компаний на упрощённой системе порядок начисления заработной платы, расчёта НДФЛ и страховых взносов такой же, как на ОСНО. Разница одна: при УСН «доходы минус расходы» расходы на оплату труда признаются в момент фактической выплаты (кассовый метод), а не в момент начисления.
2. Счета бухгалтерского учёта: что за чем стоит
Прежде чем разбирать проводки, важно понять логику счетов. Центральный счёт в учёте заработной платы — счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Он пассивный: по кредиту отражается долг организации перед работником (начисление), по дебету — погашение этого долга (выплата) или уменьшение через удержание (НДФЛ). Если в конце месяца по счёту 70 осталось кредитовое сальдо — значит, часть зарплаты ещё не выплачена. Нулевое сальдо говорит о полном расчёте.
Ниже — сводная таблица счетов, которые задействованы при учёте заработной платы.
| Счёт | Субсчёт | Назначение |
| 70 | — | «Расчёты с персоналом по оплате труда». Пассивный счёт. Кредит — начисление зарплаты, дебет — выплата и удержания. |
| 68 | 68.01 | «Расчёты по НДФЛ». Отражается удержание НДФЛ из дохода работника и перечисление налога в бюджет. |
| 69 | 69.09 | «Расчёты по страховым взносам (единый тариф)». Начисление взносов по ставке 30% / 15,1%. |
| 69 | 69.11 | «Расчёты по взносам на НС и ПЗ». Начисление взносов на травматизм. |
| 20 | — | «Основное производство». Затраты производственного персонала. |
| 25 | — | «Общепроизводственные расходы». Зарплата цехового управленческого персонала. |
| 26 | — | «Общехозяйственные расходы». Зарплата административно-управленческого персонала. |
| 44 | — | «Расходы на продажу». Зарплата работников торговых подразделений. |
На практике важно правильно выбрать счёт затрат. Зарплата одного и того же работника в разных ситуациях может уходить на разные счета: например, если директор производственного предприятия одновременно занимается продажами, его вознаграждение распределяется пропорционально.
3. Начисление заработной платы
3.1 Документы: что должно быть в порядке
Начисление заработной платы — это не просто цифра в ведомости. За каждой суммой стоит цепочка документов, и проверяющие это знают. Минимально необходимый комплект:
- Трудовой договор — фиксирует оклад, надбавки, режим работы. Без действующего договора начисление технически невозможно обосновать.
- Штатное расписание (форма Т-3) — перечень должностей и должностных окладов по подразделениям. Если оклад в трудовом договоре расходится со штатным расписанием — это повод для вопросов.
- Табель учёта рабочего времени (Т-12 или Т-13) — основной первичный документ для расчёта фактически отработанного времени. Бухгалтер работает именно с ним, а не с устными сведениями от руководителей подразделений.
- Расчётная ведомость (Т-51) или расчётно-платёжная ведомость (Т-49) — здесь аккумулируются начисления, удержания и итоговая сумма к выдаче по каждому сотруднику.
- Приказ о приёме на работу (Т-1) — основание для включения сотрудника в расчёт.
Организации вправе использовать как унифицированные формы Госкомстата, так и разработанные самостоятельно — при наличии обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
3.2 Бухгалтерские проводки при начислении зарплаты
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 1 | 20 (25, 26, 44) | 70 | Начислена заработная плата работникам |
| 2 | 70 | 68.01 | Удержан НДФЛ из заработной платы |
| 3 | 20 (25, 26, 44) | 69.09 | Начислены страховые взносы по единому тарифу |
| 4 | 20 (25, 26, 44) | 69.11 | Начислены взносы на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ |
Обратите внимание: страховые взносы (проводки 3 и 4) начисляются в том же месяце, что и зарплата, и отражаются в дебете тех же счетов затрат. Это расход работодателя, а не вычет из дохода работника — важно не путать два этих потока.
4. Удержания из заработной платы
4.1 НДФЛ в 2026 году: прогрессивная шкала
Работодатель выступает налоговым агентом и обязан удерживать НДФЛ из каждой выплаты. С 2025 года действует пятиступенчатая прогрессивная шкала.
| Годовой доход (нарастающим итогом) | Ставка | Сумма налога с предыдущих ступеней |
| До 2 400 000 руб. (до 200 000 руб./мес.) | 13% | — |
| От 2 400 000 до 5 000 000 руб. | 15% | + 312 000 руб. |
| От 5 000 000 до 20 000 000 руб. | 18% | + 702 000 руб. |
| От 20 000 000 до 50 000 000 руб. | 20% | + 3 402 000 руб. |
| Свыше 50 000 000 руб. | 22% | + 9 402 000 руб. |
Для подавляющего большинства сотрудников актуальна ставка 13% — она распространяется на тех, чей ежемесячный доход не превышает 200 000 рублей. НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года: именно так отслеживается переход между ступенями шкалы.
На практике важно своевременно зафиксировать момент, когда доход работника пересекает пороговое значение. Ошибка здесь означает, что несколько месяцев налог удерживался по неверной ставке, а потом приходится делать перерасчёт — и объяснять расхождение работнику.
Стандартные налоговые вычеты на детей (ст. 218 НК РФ):
- 1 400 руб. в месяц — на первого ребёнка.
- 1 400 руб. в месяц — на второго ребёнка.
- 3 000 руб. в месяц — на третьего и каждого последующего ребёнка.
С 2025 года лимит дохода, до которого предоставляется детский вычет, составляет 450 000 рублей нарастающим итогом с начала года. После превышения этой суммы вычет перестаёт применяться. Работник обязан подать заявление и предоставить подтверждающие документы — без заявления бухгалтер вычет не применяет.
4.2 Страховые взносы в 2026 году
Страховые взносы не удерживаются из зарплаты сотрудника — их платит работодатель за свой счёт, начисляя поверх фонда оплаты труда. Это важно донести до руководителей: реальная стоимость работника для компании всегда выше, чем его оклад.
| Показатель | Значение |
| Единый тариф страховых взносов в пределах предельной базы | 30% |
| Единый тариф сверх предельной базы | 15,1% |
| Предельная база для исчисления страховых взносов (2026) | 2 979 000 руб. |
| Взносы на травматизм (НС и ПЗ), минимальный тариф (1-й класс риска) | 0,2% |
| Взносы на травматизм (НС и ПЗ), максимальный тариф (32-й класс риска) | 8,5% |
Предельная база установлена Постановлением Правительства РФ № 1705 от 31.10.2025 и выросла по сравнению с 2025 годом (2 759 000 руб.) на 220 000 рублей. Как только совокупный доход работника с начала года преодолеет отметку 2 979 000 рублей, дальнейшие начисления взносов по единому тарифу идут по ставке 15,1%.
Тариф взносов на травматизм устанавливается Социальным фондом России исходя из основного вида деятельности организации и класса профессионального риска. Ежегодное подтверждение вида деятельности — обязательная процедура. Тот, кто её пропускает, рискует получить максимальный тариф по умолчанию.
Требование о двухразовой выплате закреплено в ст. 136 ТК РФ. На практике это выглядит так:
- Аванс — оплата за фактически отработанное время первой половины месяца. Выплачивается, как правило, с 16 по 30 (31) число текущего месяца.
- Окончательный расчёт — остаток за месяц. Должен быть выплачен не позднее 15-го числа следующего месяца.
Конкретные даты фиксируются в локальных нормативных актах. Если дата выплаты приходится на выходной или праздничный день — зарплату перечисляют накануне. Откладывать выплату на следующий рабочий день нельзя.
Способы выплаты:
- Безналичное перечисление на карту работника — наиболее распространённый вариант. Работник вправе сменить банк, уведомив работодателя не менее чем за 15 рабочих дней до дня выплаты.
- Наличными из кассы — с оформлением платёжной ведомости и соблюдением установленных требований к наличным расчётам.
- Платёжная ведомость (Т-53) — используется при выдаче наличных. Каждый получатель расписывается лично.
- Платёжное поручение — оформляется при безналичном перечислении. Если выплата идёт реестром, достаточно одного поручения.
- Расчётный листок — обязателен при каждой выплате заработной платы (ст. 136 ТК РФ). Форму утверждает работодатель. Выдаётся на руки или отправляется в электронном виде — оба варианта законны при наличии соответствующего соглашения.
5.3 Бухгалтерские проводки при выплате зарплаты
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 1 | 70 | 51 | Перечислена заработная плата на банковские карты работников |
| 2 | 70 | 50 | Выплачена заработная плата из кассы |
| 3 | 68.01 | 51 | Перечислен НДФЛ в бюджет |
| 4 | 69.09 | 51 | Перечислены страховые взносы по единому тарифу |
| 5 | 69.11 | 51 | Перечислены взносы на травматизм |
Сроки перечисления налогов и взносов: НДФЛ уплачивается в составе единого налогового платежа (ЕНП) — не позднее 28-го числа текущего месяца (для налога, удержанного с 1 по 22 число) и не позднее 5-го числа следующего месяца (для налога, удержанного с 23-го по последнее число). Страховые взносы перечисляются не позднее 28-го числа месяца, следующего за расчётным.
6. Пример: полный расчёт зарплаты за месяц
Разберём сквозной пример для ООО «Альфа».
Исходные данные:
- Сотрудник: Иванов Иван Иванович, менеджер по продажам.
- Счёт затрат: 44 «Расходы на продажу».
- Оклад: 80 000 руб.
- Отработал полный месяц (22 рабочих дня из 22).
- Имеет одного ребёнка — стандартный налоговый вычет 1 400 руб./мес.
- Доход с начала года не превысил 450 000 руб. — вычет применяется.
- Доход с начала года не превысил 2 400 000 руб. — ставка НДФЛ 13%.
- Совокупный доход с начала года не превысил предельную базу страховых взносов 2 979 000 руб. — тариф 30%.
- Класс профессионального риска — 1-й, тариф взносов на травматизм — 0,2%.
Расчёт:
- Начислена заработная плата: 80 000 руб.
- Налоговая база по НДФЛ: 80 000 − 1 400 = 78 600 руб.
- НДФЛ (13%): 78 600 × 13% = 10 218 руб.
- Заработная плата к выплате: 80 000 − 10 218 = 69 782 руб.
- Страховые взносы (единый тариф, 30%): 80 000 × 30% = 24 000 руб.
- Взносы на травматизм (0,2%): 80 000 × 0,2% = 160 руб.
- Общие расходы работодателя: 80 000 + 24 000 + 160 = 104 160 руб.
Бухгалтерские проводки:
| № | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Содержание операции |
| 1 | 44 | 70 | 80 000,00 | Начислена заработная плата Иванову И.И. за месяц |
| 2 | 70 | 68.01 | 10 218,00 | Удержан НДФЛ (13% с суммы 78 600 руб.) |
| 3 | 44 | 69.09 | 24 000,00 | Начислены страховые взносы по единому тарифу (30%) |
| 4 | 44 | 69.11 | 160,00 | Начислены взносы на травматизм (0,2%) |
| 5 | 70 | 51 | 69 782,00 | Перечислена заработная плата на банковскую карту |
| 6 | 68.01 | 51 | 10 218,00 | Перечислен НДФЛ в составе ЕНП |
| 7 | 69.09 | 51 | 24 000,00 | Перечислены страховые взносы (единый тариф) |
| 8 | 69.11 | 51 | 160,00 | Перечислены взносы на травматизм |
Проверка по счёту 70: начислено 80 000 руб., удержан НДФЛ 10 218 руб., выплачено 69 782 руб. Сальдо счёта 70 после всех операций равно нулю — расчёты закрыты.
Проверка по счёту 44: дебет 80 000 + 24 000 + 160 = 104 160 руб. — это полная стоимость труда работника для предприятия.
На практике именно такое сопоставление «начислено — удержано — выплачено» помогает быстро находить расхождения. Если сальдо по 70-му счёту не закрывается, значит, где-то пропущена проводка или допущена арифметическая ошибка.
Учёт заработной платы требует внимания к деталям и понимания взаимосвязи трёх блоков: трудового права, налогового законодательства и бухгалтерского отражения операций. Достаточно пропустить изменение в одном из них — и цепочка даёт сбой.
В 2026 году ключевые параметры для расчёта следующие: МРОТ 27 093 рублей, предельная база по страховым взносам 2 979 000 рублей, пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ с базовой ставкой 13% для доходов до 2 400 000 рублей в год. Сроки перечисления налогов — через систему ЕНП.
Автоматизация снимает значительную часть рутины, но не отменяет необходимости понимать логику расчётов. Бухгалтер, который разбирается в механике начисления заработной платы, видит ошибку в выгрузке из программы — тот, кто не разбирается, её не замечает. Поэтому регулярный мониторинг изменений в налоговом и трудовом законодательстве остаётся обязательной частью работы специалиста, ответственного за выплату зарплаты.
А про учет зарплаты смотрите в моей шпаргалке.
Квиз для бухгалтера плюс бонус по нейросетям
Телеграм buh1c
