Командировка сотрудника — это всегда хлопоты: билеты, гостиницы, суточные… А для бухгалтера и руководителя — еще и вопрос: «А как это отразится на налогах?». Ответ напрямую зависит от того, какую налоговую систему вы выбрали для своего бизнеса.
Если вы работаете на упрощенной системе налогообложения (УСН), то ключевое значение имеет ваш объект налогообложения.
Вариант 1: УСН «Доходы» — Фокус на документах, а не на расходах
Если ваш объект налогообложения — «Доходы», приготовьтесь к главному правилу:
Все расходы на командировку не уменьшают вашу налоговую базу.
Проще говоря, деньги, потраченные на авиабилеты, отель и суточные, не вычитаются из суммы доходов при расчете единого налога. Вы заплатите налог со всей выручки, независимо от того, сколько стоила поездка вашего сотрудника.
Что должен сделать бухгалтер и сотрудник:
- Авансовый отчет. Сотрудник обязан сдать его бухгалтеру не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.
- Подтверждающие документы. К отчету прикладываются все чеки, билеты, квитанции и гостиничные счета. Они доказывают, что деньги были потрачены именно на служебные цели.
Вариант 2: УСН «Доходы минус расходы» — Законная экономия на налогах
Вот здесь командировки становятся финансово значимыми! При объекте «Доходы минус расходы» вы можете учесть командировочные расходы для уменьшения налоговой базы. Чем больше обоснованных расходов, тем меньше итоговый налог к уплате.
Какие командировочные расходы можно смело учитывать:
- Проезд к месту командировки и обратно (самолет, поезд, автобус и т.д.).
- Проживание в гостинице или другом средстве размещения.
- Суточные — в установленных законодательством пределах.
- Оформление документов: визы, загранпаспорта, другие необходимые для поездки бумаги.
- Сборы и платежи: консульские, аэродромные сборы, сборы за въезд/транзит.
- Дополнительные услуги в отеле (например, интернет, конференц-зал), но с важным исключением.
Что учесть при оформлении?
Тот же строгий подход: авансовый отчет и полный пакет оправдательных документов (билеты, чеки из отеля, квитанции об оплате виз). Без этого учесть расходы не получится.
Не все затраты в поездке могут быть признаны командировочными расходами. Будьте внимательны!
Что НЕЛЬЗЯ включать в расходы при УСН:
- Питание сотрудника (рестораны, кафе, мини-бар в номере).
- Покупка одежды, бытовой техники или других личных вещей.
- Рекреационно-оздоровительные услуги (спа, массаж, экскурсии).
- Допобслуживание в номере (например, химчистка личных вещей) и услуги ресторанов/баров при отеле.
Отдельный важный момент для ИП:
Индивидуальный предприниматель на УСН не может учесть расходы на собственные командировки. Эта позиция официально поддерживается Минфином и ФНС. Расходы на поездки ИП считаются его личными и не уменьшают налог.
Больше информации про расчеты с подотчетными лицами смотрите в видео
Командировки при УСН в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0
В программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 оформить командировочные расходы можно документом «Авансовый отчет» или специальным документом «Авансовый отчет по командировке».
Но сначала необходимо сделать выдачу денежных средств сотруднику при помощи документа «Выдача наличных», вид операции «Выдача подотчетному лицу», документ можно найти в разделе Банк и касса. Если деньги перечисляются на карту подотчетного лица это оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу».
Далее заполним авансовый отчет по командировке. В документе можно выбрать билеты, которые были приобретены организацией, а также указать все расходы, связанные с командировкой. Суточные будут расчитаны автоматически исходя из количества дней командировки.
После проведения документа можно посмотреть проводки, а также записи в книгу учета доходов и расходов по кнопке ДтКт в документе.
- Для УСН «Доходы»: При проведении авансового отчета все командировочные расходы попадут на счета учета затрат (например, 26 «Общехозяйственные расходы»). Но при расчете единого налога в отчете «Книга учета доходов и расходов» (КУДиР) эти суммы не появятся. Налоговая база не уменьшится.
- Для УСН «Доходы минус расходы»: При правильном оформлении и наличии подтверждающих документов все учтенные в авансовом отчете расходы (проезд, проживание, суточные в норме) автоматически попадут в Раздел I КУДиР в графу «Расходы». Это напрямую уменьшит вашу налоговую базу.
Подробнее про командировки при УСН в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео.
Больше информации про учет на УСН смотрите в моем курсе «Азбука бухгалтера на УСН». Были добавлены видео по реализации с НДС по ставкам 5% и 7% в 1С Бухгалтерия 8.
Телеграм buh1c
