Документ Авансовый отчет в 1С Бухгалтерия – это очень распространенный документ в бухгалтерской работе, и его используют для отражения командировочных и хозяйственных расходов предприятия.
Для заполнения документа «Авансовый отчет» в 1С Бухгалтерия следует зайти во вкладку «Касса» в верхнем или нижнем меню программы. Данный документ также присутствует в нижнем меню «Производство». Порядок формирования документа одинаков для всех восьмых версий программы 1С Бухгалтерия.
Щелкните по элементу «Авансовый отчет» и нажмите на кнопку «Добавить» в верхнем меню журнала «Авансовые отчеты». В 1С Бухгалтерия версия 8.0 и версия 8.1 кнопка имеет следующий вид 
, а в 1С Бухгалтерия версия 8.2 
После нажатия на кнопку «Добавить» открывается новый авансовый отчет, который нужно заполнить. Документ состоит из четырех вкладок: «Авансы», «Товары», «Оплата» и «Прочее».
На первом этапе нужно выбрать подотчетное лицо из справочника «Физические лица» или, если подотчетное лицо еще не внесено, добавить новое. После этого вставляем подотчетное лицо в документ двумя щелчками левой кнопки мыши или кнопкой «Выбрать».
В первой вкладке «Авансы» нужно выбрать документ, которым выдавались деньги в 1С Бухгалтерия. Таким документом может являться Расходный кассовый ордер, если деньги выдавались из кассы, Списание с расчетного счета, если деньги были перечислены со счета предприятия или Выдача денежных документов.
Если деньги авансом не выдавались, данная вкладка не заполняется. Внизу обязательно нужно указать назначение аванса: командировочные или хозяйственные расходы, а также количество документов, которые приложены к авансовому отчету.
Вторая вкладка документа «Авансовый отчет» — это «Товары». На этой вкладке в 1С Бухгалтерия отражаются товары, которые были приобретены подотчетным лицом.
Третья вкладка авансового отчета в 1С Бухгалтерия — «Оплата» предназначена для отражения тех расходов, которые были оплачены подотчетным лицом, например, услуги связи, Интернет и т.п.
На четвертой вкладке авансового отчета 1С Бухгалтерия «Прочее» отражаются командировочные расходы, если подотчетное лицо ездило в командировку.
После этого можно провести документ в 1С Бухгалтерия , посмотреть проводки документа и его печатную форму, щелкнув по кнопке «Авансовый отчет» внизу документа в 1С Бухгалтерия.
На практике, при заполнении документа вам может не понадобиться заполнять все вкладки документа «Авансовый отчет» в 1С Бухгалтерия. Вы будете заполнять одну или две вкладки в зависимости от того, на какие цели были потрачены денежные средства подотчетным лицом. А про заполнение авансового отчета в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите здесь.
У меня большие проблемы в 1С с авансовыми отчётами. Сначала формировались хорошо, а потом перестали формироваться по налаженному алгоритму. Сейчас я их обрабатываю, но с использованием 206 счета. Пока не представляю, каким образом я буду его закрывать. В статье описан абсолютно новый для меня алгоритм. К сожалению, у меня дома нет моей любимой 1С и я не могу проверить, можно ли в моей программе из «Кассы» перейти к авансовым отчётам. Спасибо за очередную подсказку! Проверю- напишу.