Очень часто работники предприятия используют собственные средства связи для производственных нужд, за что им выплачивается определенная сумма, рассмотрим, как отражается компенсация за использование личного телефона в программе 1С Бухгалтерия 8.
В ст. 188 ТК РФ указано, что если работник использует свое личное имущество для исполнения своих трудовых обязанностей с согласия работодателя, то ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, и возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов должен быть определен соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Также на предприятии должен быть приказ руководителя об утверждении списка работников, которые могут использовать телефоны при исполнении своих служебных обязанностей.
Компенсация за использование личного телефона должна быть обоснована, то есть у предприятия должны быть документы или заверенные копии, которые подтверждают права работника на средство связи и расходы, связанные с его эксплуатацией.
Компенсация за использование личного телефона не облагается НДФЛ в пределах размеров, установленных организацией, также эта сумма не является объектом обложения страховыми взносами, если производится в соответствии с законодательством Российской Федерации и связана с выполнением работником трудовых обязанностей.
Компенсация за использование личного телефона в программе 1С Бухгалтерия 8
Для отражения компенсации нужно создать новый вид начисления в справочнике «Начисления организации». Для этого заходим на закладку «Зарплата» или в верхнее меню Зарплата пункт «Сведения о начислениях». Добавляем новое начисление, указываем его наименование, код, способ отражения в бухгалтерском учете. В нашем примере мы отразим компенсацию по счету 26 «Общехозяйственные расходы». Для этого создадим новый способ отражения в бухгалтерском учете. Для целей налогового учета данные расходы будут относиться к прочим расходам (пп.25 п.1 ст.264 НК). Компенсация за использование личного телефона включается в расходы и при УСНО (пп.18 п.1 ст.346.16 НК). Если ваше предприятие занимается торговлей, то компенсация будет списываться на 44 счет.
Также указываем, что данный вид начисления не облагается НДФЛ и взносами.
Далее заполним документ «Ввод сведений о плановых начислениях работников организаций», который находится в верхнем меню «Зарплата» пункт «Сведения о начислениях». Данный документ нужно вносить в том случае, если компенсация за использование личного телефона выплачивается работнику постоянно. Тогда сумма компенсации будет автоматически выходить в документе «Начисление зарплаты работникам».
Если компенсация разовая, то «Ввод сведений о плановых начислениях работников организаций» можно не заполнять. В этом случае компенсация за использование личного телефона отражается вручную в документе «Начисление зарплаты работникам», путем добавления новой строки, про то, как отразить компенсацию за использование автомобиля читайте здесь.
