Заполнение авансового отчета: проводки и примеры

Правильное заполнение авансового отчета является ключевым элементом бухгалтерского учета, обеспечивающим прозрачность и точность финансовых операций. В данной статье рассмотрены основные проводки и порядок отражения авансовых отчетов в бухгалтерском учете.

Подотчетные средства представляют собой денежные суммы, выдаваемые сотрудникам для выполнения хозяйственных задач, командировочных расходов или других поручений предприятия. Список сотрудников, имеющих право получать подотчетные средства, фиксируется в специальном распоряжении руководителя организации.

Для получения подотчетных сумм необходимо наличие распоряжения руководителя. Документ может быть составлен в свободной форме, но в нем обязательно указываются:

• Ф.И.О. сотрудника, получающего средства;
• регистрационный номер распоряжения;
• сумма к выдаче;
• срок выдачи наличных средств;
• цель использования (по необходимости);
• подпись руководителя и дата.

Вместо распоряжения также допускается использование заявления от работника.

Нововведения в правилах оформления подотчетных сумм не предусматривают жестких сроков для предоставления отчета о расходах. Эти сроки должны быть определены работодателем в соответствующем распоряжении.

Если временные рамки не указаны, сотрудник обязан предоставить отчет в день получения денежных средств (письмо ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704). Что касается командировок, то отчет по их расходам необходимо сдавать в течение трех рабочих дней после возвращения.

Ранее существовало ограничение на выдачу новых средств при наличии непогашенной задолженности по предыдущим. Однако с 19 августа 2017 года данное правило отменено, и выдача денег возможна даже при наличии неоплаченных обязательств.

Для организаций и индивидуальных предпринимателей важно соблюдать правила кассовой дисциплины. Нарушение порядка кассовых операций влечет за собой штрафы:

• для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей;
• для должностных лиц и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей.

Авансовый отчет может оформляться по унифицированной форме АО-1 или по форме, утвержденной внутренними документами организации.

Кроме выдачи средств через кассу, возможен их перевод на банковские карты сотрудников.

Обратите внимание, что индивидуальный предприниматель (ИП) не может выдавать подотчетные средства самому себе и составлять авансовый отчет для учета таких операций. Это связано с правовой природой статуса ИП, который не отделяется от физического лица, его зарегистрировавшего.

Обоснование:

1. Отсутствие трудовых отношений
    ИП действует от своего имени, и его имущество, включая денежные средства, не отделено от личного. Соответственно, ИП не может быть одновременно работодателем и подотчетным лицом для самого себя.
2. Авансовый отчет для учета
    Авансовый отчет предназначен для фиксирования расходов, понесенных работниками от имени компании. Поскольку ИП не имеет статуса юридического лица и сам распоряжается своими средствами, такая форма учета для собственных нужд ему не требуется.
3. Расходы ИП
    ИП может учитывать свои расходы для налоговой отчетности на основании первичных документов (чеков, накладных, счетов-фактур и т.д.), подтверждающих затраты, связанные с предпринимательской деятельностью. Эти документы выступают основанием для вычета расходов при расчете налога.

Исключения:

Если у ИП есть наемные сотрудники, он вправе выдавать подотчетные средства своим работникам и требовать от них авансовые отчеты.

Авансовый отчет проводки

Проводки по операциям с авансовыми отчетами могут быть следующими:

• Дт 71 Кт 50, 51 — выдача подотчетных средств наличными или перечислением на банковскую карту.
• Дт 10 Кт 71 — приобретение материалов подотчетным лицом.
• Дт 60.02 Кт 71 — оплата услуг сторонних организаций сотрудником.
• Дт 20–44 Кт 71 — учет командировочных расходов.
• Дт 19 Кт 71 — отражение НДС, связанного с подотчетными суммами.
• Дт 50, 51 Кт 71 — возврат подотчетным лицом неиспользованных средств.
• Дт 71 Кт 50, 51 — выдача дополнительных средств при перерасходе.

Пример:

Сотруднику выдано из кассы 1400 рублей на приобретение хозяйственных товаров. В этот же день он приобрел два набора инструментов по 600 рублей каждый (включая НДС 20%) и предоставил авансовый отчет с приложением чека магазина и счета-фактуры. Неиспользованная сумма была возвращена в кассу.

• Дт 71 Кт 50 — 1400 руб. (выдача из кассы).
• Дт 10 Кт 71 — 1000 руб. (учет стоимости инструментов без НДС).
• Дт 19 Кт 71 — 200 руб. (учет НДС).
• Дт 68 Кт 19 — 200 руб. (НДС принят к вычету на основании счета-фактуры).
• Дт 50 Кт 71 — 200 руб. (возврат оставшихся средств).

Авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет по командировке оформляется для подтверждения расходов сотрудника, связанных с поездкой. Этот документ необходим, чтобы отчитаться за полученные подотчетные средства и правильно отразить затраты в бухгалтерском учете.

Сотрудник должен предоставить отчет в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. В документе указываются суммы, потраченные на проезд, проживание, питание и другие командировочные нужды. К отчету прилагаются чеки, счета и другие подтверждающие документы.

Если все расходы подтверждены, бухгалтерия закрывает аванс. Если сотрудник потратил больше выделенной суммы, ему компенсируют перерасход. При наличии неиспользованных денег остаток возвращается в кассу или перечисляется на расчетный счет организации.

НДС по авиабилетам (в том числе электронным), приобретенным для командировок сотрудников, может быть принят к вычету, если выполняются следующие условия (п. 7 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 14.10.2015 № 03-07-14/58804, п. 2 Письма ФНС РФ от 21.05.2015 № ГД-4-3/8565):

• Авиабилет оформлен на бланке строгой отчетности, и сумма НДС указана отдельной строкой;
• Расходы на проезд командированного сотрудника учитываются при расчете налога на прибыль.

Если билеты для командировок оформляются в электронном виде, то НДС также можно принять к вычету, при соблюдении следующих условий (Письмо Минфина РФ от 07.09.2018 № 03-07-11/63996):

• Наличие распечатанных документов:
• маршрут-квитанции к электронному билету, если сотрудник путешествует на самолете;
• контрольного купона, если поездка осуществляется на поезде;
• В этих документах НДС должен быть выделен отдельной строкой.

Что касается НДС по услугам гостиницы, то если сотрудник самостоятельно оплатил проживание в гостинице во время командировки, НДС можно принять к вычету только при соблюдении двух условий (письма Минфина от 14.10.2015 № 03-07-14/58804, от 25.02.2015 № 03-07-11/9440):

• Работник получил бланк строгой отчетности;
• НДС выделен отдельной строкой в этом бланке.

Если же оплату гостиничных услуг произвела организация, то НДС принимается к вычету по общим правилам — на основании счета-фактуры от отеля и документа, подтверждающего оплату.

Пример:

Сотруднику выдано 15 000 рублей для покрытия командировочных расходов. Он отправился в другой город и понес следующие затраты:

• Проезд на поезде — 7 000 руб. (включая НДС 20%).
• Проживание в гостинице — 5 000 руб. (включая НДС 20%).
• Суточные — 3 000 руб.

После возвращения сотрудник предоставил авансовый отчет с подтверждающими документами.

Проводки:

1. Дт 71 Кт 50 — 15 000 руб. (выдача подотчетных средств).
2. Дт 26 Кт 71 — 5 833 руб. (стоимость билета без НДС).
3. Дт 19 Кт 71 — 1 167 руб. (НДС с билета).
4. Дт 26 Кт 71 — 4 167 руб. (стоимость проживания без НДС).
5. Дт 19 Кт 71 — 833 руб. (НДС с проживания).
6. Дт 26 Кт 71 — 3 000 руб. (суточные).
7. Дт 68 Кт 19  — 2 000 руб. (НДС по билетам и услугам гостиницы принят к вычету)

В результате все расходы по командировке были учтены, и остатка не осталось.

Соблюдение правил заполнения авансового отчета способствует эффективному контролю за подотчетными средствами и минимизирует риск финансовых нарушений. Рекомендуется регулярно обновлять знания в этой области и следить за изменениями в законодательстве, чтобы обеспечить корректное ведение бухгалтерского учета.

Больше информации по учету подотчетных сумм вы можете найти в моем курсе «Азбука бухгалтера на ОСНО». В курсе рассмотрены все основные операции, включает в себя теорию и практику в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0. Можно приобрести только практику.

Курс «Азбука бухгалтера на ОСНО»

Также этот курс входит в выгодный абонемент.

Приобрести программы 1С

Все курсы по бухгалтерии и 1С

Канал в яндекс-дзен.

Вконтакте

Телеграм buh1c