Расходы, связанные с проведением приема и обслуживания работников других предприятий называются представительские расходы организации, и порядок учета таких расходов у предприятий на упрощенной системе налогообложения будет отличаться.
Рассмотрим, как учитываются представительские расходы организации на УСН с объектом обложения доходы минус расходы в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.
На основании пп.22 п.1 ст.264 НК представительскими расходами являются:
— расходы, связанные с организацией официальных приемов для участников переговоров;
— расходы по доставке гостей к месту проведения встречи и обратно;
— буфетное обслуживание во время встреч и переговоров;
— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, которые приглашены на мероприятие.
Для предприятий, которые находятся на общей системе налогообложения представительские расходы включаются в состав расходов в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда в том отчетном периоде, когда представительские расходы возникли. Иная ситуация для предприятий на УСН, где перечень расходов является закрытым и представительские расходы в нем не указаны, соответственно они в состав расходов включаться не будут.
Представительские расходы организации на УСН в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0
В программе 1С Бухгалтерия 8 представительские расходы организации на УСН будут учитываться в бухгалтерском учете. Проводка: Дт 20, 26, 44 и т.д. Кт 71. Однако для налогового учета в графе «Расходы НУ» нужно указывать «Не принимаются».
Для отражения представительских расходов используется документ «Авансовый отчет», который можно найти на закладке «Банк и касса».
На первой закладке «Авансы» нужно указать документ, которым выдавались денежные средства в подотчет.
Сами представительские расходы отражаются на закладке «Прочее».
На данной закладке нужно указать документы, которые подтверждают представительские расходы (накладные, квитанции и т.д.), их сумму и счет, на который указанные расходы списываются. Это может быть счет 20, 26, 44 и другие счета затрат в зависимости от организации и подразделения. Также указываем субконто – Представительские расходы и при необходимости подразделение. И для целей налогового учета выбираем, что данные расходы «Не принимаются».
Таким образом, представительские расходы организации на УСН будут учтены в бухгалтерском учете, но не будут приниматься для целей налогового учета, и не будут отражаться в книге учета доходов и расходов.
О том, как учитываются представительские расходы организации на общей системе налогообложения в программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите здесь, редакция 2.0 тут.