Продолжая тему, посвященную расчетам с подотчетными лицами, в сегодняшней статье хочу рассказать, как формируется расходный кассовый ордер в 1с на выдачу денежных средств в подотчет.
Расходный кассовый ордер в 1с – это документ, которым оформляется выдача наличных денег из кассы подотчетному лицу.
В настоящее время, в соответствии с новым порядком ведения кассовых операций (от 12 октября 2011 № 373-П), вступившим в силу в 2012 году, выдача денег работнику под отчет из кассы осуществляется на основании его письменного заявления. Оно составляется в произвольной форме и должно содержать: собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.
В течение срока, не превышающего трех рабочих дней после дня истечения времени, на которое выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу подотчетное лицо обязано предоставить главному бухгалтеру или руководителю авансовый отчет и приложить подтверждающие расходы документы.
Срок, в течение которого должен быть проверен и утвержден авансовый отчет, а также произведен окончательный расчет с подотчетным лицом, утверждается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.
Наличные денежные средства могут быть снова выданы только после полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме.
Для формирования документа расходный кассовый ордер в 1с открываем закладку «Касса» и щелкаем два раза на документ «Расходный кассовый ордер». Этот же документ можно сформировать и из верхнего меню «Касса».
В операции выбираем «Выдача подотчетному лицу» и у нас открывается новый документ расходный кассовый ордер в 1с.
В документе указываем сумму, которая будет выдана на командировочные или хозяйственные расходы. Затем из справочника «Физические лица» выбираем нужное подотчетное лицо.
Далее переходим на закладку «Печать» документа расходный кассовый ордер в 1с (под суммой).
Здесь указываем основание для выдачи денежных средств, в нашем примере это хозяйственные расходы. В приложении нужно отразить заявление работника, на основании которого выдаются денежные средства. Под приложением указывается документ, удостоверяющий личность работника. Если это документ внесен через справочник «Физические лица», в расходном кассовом ордере он отображается автоматически.
После этого проводим документ расходный кассовый ордер в 1с и распечатываем его. Про формирование расходного кассового ордера в ред. 3.0 смотрите в этой статье.
В каждом предприятии ( во всяком случае, в бюджетных есть точно!) должен быть разработанный гл.бухгалтером документ «Учётная политика». Его подписывают руководитель и представитель общественности ( пред. профкома или другие уполномоченные лица). В «Учётной политике» гл. бухгалтер перерабатывает все нормативные документы под себя. Например, если нет возможности отчитаться за подотчётные суммы в течении 3-х дней (всякие форс-мажорные ситуации бывают), то там указан срок, например, 3 недели. После этого срока деньги, если не израсходованы, должны быть возвращены в кассу. А до 3-х недель никто не придерётся -есть документ!